Estos documentos pueden estar en diferentes formatos o sistemas. También el destino de los documentos pueden ser departamentos distintos, un contrato tiene que almacenarse en el departamento legal, en cambio un formulario puede ir a un departamento específico.
En otros casos la documentación conjunta con referencia al mismo registro, podría estar dispersa en diferentes departamentos: un contrato en el archivo del departamento legal, el albarán en el almacén, la aceptación de la orden en el departamento de proyectos. De esta forma tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones físicas y que gestionan documentación relacionada.
¿Qué pasa si algo funciona mal con el pedido? ¿Dónde podemos encontrar todos los documentos para que podamos revisar el contrato, mirar el albarán de entrega para asegurarse de que todos los materiales fueron entregados, mirar a la aceptación del departamento, mirar la factura y determinar si se pagó? Sin todos los documentos implicados en el proceso, puede tomar mucho tiempo resolver un problema. Esto supone perder el valioso tiempo de varias personas de su empresa buscando documentos.
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